Reklamaatio urakoitsijalle, halvin asiakirja jolla riita voitetaan
Kirjallinen ja yksilöity huomautus oikeassa ajassa. Se on ilmainen asiakirja, ja sen puuttuminen on tavallisin yksittäinen syy siihen että muuten pätevä vaatimus kaatuu.
Ensimmäinen arvio on maksuton eikä sido mihinkään.
Suurin osa hävityistä urakkariidoista hävitään tässä
Reklamaatio on ilmoitus siitä, että suorituksessa on virhe ja että siihen vedotaan. Se on ilmainen, se vie kymmenen minuuttia ja se on se asiakirja, jolla riita myöhemmin voitetaan.
Silti valtaosa tilaajista hoitaa asian soittamalla. Puhelu ei ole näyttöä. Kun asiaa vuoden päästä puidaan, urakoitsija muistaa keskustelun toisin tai ei muista sitä lainkaan, eikä kumpikaan voi osoittaa mitään.
Toinen tavallinen virhe on odottaa. Tilaaja haluaa olla varma virheestä ennen kuin huomauttaa. Reklamaatioaika lasketaan kuitenkin siitä kun virhe havaittiin, ei siitä kun se varmistui. Epäilys riittää ja se kannattaa kirjata heti.
Kolmas on liian ylimalkainen ilmoitus. Sähköposti, jossa lukee että kylppärissä on jotain vikaa, ei yksilöi virhettä eikä välttämättä katkaise mitään.
Reklamaatioaika kuluu myös neuvottelun aikana
Urakoitsijan lupaus palata asiaan ei pysäytä määräaikaa. Jos neuvottelu venyy, lähetä uusi kirjallinen muistutus ja pidä vaatimus voimassa.
Näin reklamaatio laaditaan
Kirjallisesti ja todennettavasti
Sähköposti tai kirje niin, että lähetysajankohta on jälkikäteen osoitettavissa.
Virhe yksilöidään
Mikä on vialla, missä, milloin havaittiin ja mihin se perustuu.
Vaatimus nimetään
Korjaus, hinnanalennus vai korvaus. Ilman vaatimusta ilmoitus on pelkkä tiedoksianto.
Määräaika asetetaan
Vastaukselle ja korjaukselle annetaan kohtuullinen mutta nimenomainen määräaika.
Mitä reklamaatiossa pitää lukea
Kohde ja sopimus yksilöitynä. Mikä virhe on kyseessä ja missä se sijaitsee. Milloin virhe havaittiin. Mihin vaatimus perustuu, esimerkiksi poikkeamaan suunnitelmasta tai hyvästä rakennustavasta. Mitä vaaditaan. Mihin mennessä vastaus tai korjaus odotetaan. Liitteinä valokuvat ja mahdollinen mittausraportti. Yhden sivun asiakirja riittää, kunhan nämä kohdat ovat siinä.
Missä muodossa ja milloin
Kirjallisesti ja heti kun virhe havaitaan tai sitä epäillään. Sähköposti riittää, kunhan lähetys on todennettavissa. Isommissa asioissa kannattaa lähettää lisäksi kirje, josta jää lähetystodiste. Säilytä kopio ja kirjaa päivämäärä. Jos urakoitsija ei vastaa, lähetä muistutus ja säilytä sekin, koska vastaamattomuus on itsessään merkityksellinen seikka.
Näin reklamaatio etenee
Ensimmäinen reklamaatio: virhe yksilöidään ja urakoitsijalle annetaan mahdollisuus korjata määräajassa.
Muistutus, jos vastausta ei tule tai korjausta ei tehdä. Tässä vaiheessa kerrotaan mitä seuraa jos määräaika ylittyy.
Vaatimuskirje, jossa siirrytään korjauksesta hinnanalennukseen tai vahingonkorvaukseen ja summa yksilöidään.
Jos vastausta ei edelleen tule, seuraavat vaihtoehdot ovat kuluttajariitalautakunta tai kanne käräjäoikeuteen. Tähän mennessä kirjallinen ketju on jo rakennettu valmiiksi.
Reklamaatio urakoitsijalle, halvin asiakirja jolla riita voitetaan, usein kysytyt kysymykset
Riittääkö tekstiviesti reklamaatioksi?
Muodollisesti kirjallinen ilmoitus riittää, mutta tekstiviesti on helppo hukata ja vaikea liittää aineistoon. Sähköposti on käytännössä parempi.
Kuinka nopeasti reklamaatio on tehtävä?
Kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta. Käytännössä tämä tarkoittaa päiviä tai viikkoja, ei kuukausia. Odottaminen on tavallisin syy vaatimuksen kaatumiseen.
Voinko reklamoida jo epäilyn perusteella?
Voit ja kannattaa. Aika lasketaan havaitsemisesta, ei varmistumisesta. Kirjaa että epäilet virhettä ja täydennä myöhemmin.
Mitä jos urakoitsija ei vastaa?
Lähetä muistutus ja pidä vaatimus voimassa. Vastaamattomuus ei poista vastuuta, ja se on riidassa tilaajan eduksi luettava seikka.
Pitääkö reklamaatio lähettää kirjeenä?
Ei ole pakko, mutta suuremmissa asioissa se kannattaa. Lähetystodiste poistaa kiistan siitä milloin ilmoitus on tehty.
Voiko reklamaation tehdä liian aikaisin?
Ei käytännössä. Ainoa riski on epätarkkuus. Kirjaa mitä havaitsit ja täydennä sitten kun tiedät enemmän.
Autamme laatimaan reklamaation, joka kestää tarkastelun.
Ensimmäinen arvio on maksuton eikä sido mihinkään.
